La pantalla de ingresos de efectivo es usada para el registro de recibos y pagos de caja. El registro puede ser hecho a una cuenta de caja relevante que debe haber sido creada en Sistema->Configuración->Cuentas de Efectivo y también el ítem de cuenta de efectivo debe hacer sido especificado bajo Ficheros de Apoyo->Ítems de Caja.
Cómo hacer los ingresos de Caja
Para hacer ingresos de efectivo vaya a Caja->Ingresos de Caja. Una ventana como la siguiente aparece:
Sucursal: Desde la caja de lista que se despliega seleccione la sucursal apropiada para la transacción en efectivo que se está realizando, ejemplo: "DB".
Efectivo: Seleccione la cuenta de efectivo apropiada desde donde será recibido o pagado el dinero, ejemplo: "Caja General". La cuenta de efectivo deber ser creada en Sistema->Configuración->Cuentas de Efectivo.
Centro de Costo: Desde la caja de lista que se despliega, seleccione el centro de costo apropiado al que se contabilizará la transacción de efectivo en la hoja de balance. El centro de costo debería haber sido creado en Ficheros de Apoyo->Centro de costo.
Saldo de Efectivo: Esta caja de texto de solo lectura muestra el saldo para la cuenta de efectivo seleccionada, ejemplo: "1,700.000". Esto actualizará la caja con el saldo disponible antes de cualquier pago que se pueda hacer.
Producto: Seleccione desde la caja desplegable, el producto al que se relacionará la transacción de efectivo, ejemplo: "Ahorros Libres". El producto debe haber sido creado en Sistema->Configuración->Productos.
Fecha: Ingrese la fecha de la transacción, ejemplo: "30/07/2014".
Donante: Seleccione el fondo al que se contabilizará la transacción en efectivo, ejemplo: "Fondo Interno".
No. de Vale: Ingrese el número de vale para la transacción de efectivo si requerido, ejemplo: "3222".
ID de Ítem de Caja: Seleccione desde la lista que se despliega, el apropiado ítem de efectivo al que debe ser recibido o pagado el efectivo, ejemplo: "Renta Mensual". El ítem de efectivo debe haber sido agregado en Ficheros de Apoyo->Ítems de Caja.
Monto: Este campo se actualizará automáticamente con el monto que es fijado como default para el ítem de efectivo seleccionado, ejemplo: "1,000.000.00" pero todavía se puede editar o cambiar.
Note que cuando la caja de check a la derecha de Monto es seleccionada, mostrará el Pago en color rojo. Esto significa que se va hacer un pago a la cuenta de efectivo desde el ítem de caja seleccionado. De otra forma, cuando está no se marca se mostrará Recibido en color azul y esto significa que la cuenta de efectivo recibirá dinero desde el ítem de efectivo seleccionado.
Descripción: Aquí se ingresa la descripción de la transacción que se lleva a cabo, ejemplo: "Renta para Setiembre 2014".
Caja\Cheque: Puede seleccionar la opción para el tipo de recibo o pago a realizar, ejemplo: "Efectivo".
Click sobre el botón del comando Guardar y un recibo puede ser generado para la transacción y se muestra como sigue:
Cierre el informe para salir.
Debe activar la impresión de recibos en Sistema->Configuración->Recibos para generar el recibo y deberá definir la carpeta en donde se guardarán los recibos para futuros accesos.
Cómo registrar la distribución de efectivo diariamente a cajeros usando el módulo de ingreso de transacciones
Considere la posibilidad de una organización que tiene una caja fuerte de dinero en efectivo de la que se extrae efectivo y se distribuye a todos los cajeros en la mañana y al final del día los cajeros regresan el saldo a la caja fuerte.
Para transferir efectivo a la caja fuerte vaya a Efectivo->Ingreso de Transacciones. Una pantalla como la siguiente se desplegará:
Note que la persona que lleva a cabo esta transacción debe tener los accesos apropiados a todas las cuentas de Efectivo, esto debe haber sido fijado en en Sistema->Configuración->Usuarios->Agregar Usuarios.
Efectivo: Seleccione la cuenta de efectivo desde donde serán transferidos los fondos, ejemplo: "Cuenta de Efectivo 1"
Fecha: Ingrese la fecha en que se realizó la transferencia a la caja fuerte, ejemplo: "18/09/2014"
Saldo de Efectivo: Este campo se actualizará automáticamente con el saldo de efectivo sobre la cuenta seleccionada anteriormente, ejemplo: "4,000.000.00"
Vale: Ingrese el número de vale en la caja de texto, ejemplo: "1123".
ID del Ítem de Efectivo: Seleccione desde la caja que se despliega, la caja fuerte a la que se realizará la transferencia, ejemplo: "Caja Fuerte". Esta debería haber sido agregada en Ficheros de Apoyo->Ítems de Caja.
Monto Este campo se actualizará automáticamente con el monto que ha sido fijado por default para el ítem de efectivo seleccionado anteriormente, ejemplo: "1,000.000.00" pero puede ser editado o cambiado.
Descripción: Aquí se ingresa la descripción de la transacción que se lleva a cabo, ejemplo: "Transferencia a Caja Fuerte".
Efectivo\Cheque: Puede seleccionar la opción de modo de pago a realizar, ejemplo: "Efectivo".
Click en el botón Guardar para completar la transferencia.
Por lo tanto, 1,000.000.00 será transferidos desde la cuenta de efectivo a la caja fuerte y cuando seleccione esta tendrá un saldo de 1,000,000.00, esto se puede ver en la siguiente pantalla:
Cómo distribuir efectivo para los cajeros en la mañana
Para distribuir efectivo a los cajeros vaya a Caja->Ingresar Transacciones. Una pantalla como la siguiente es desplegada:
Note que los fondos se transfieren a las cuentas de los cajeros desde la caja fuerte en la mañana y entonces en la tarde el saldo es transferido nuevamente a la caja fuerte. .
Efectivo: Desde la lista que se despliega seleccione "Caja Fuerte". Aquí es donde los fondos distribuidos a los cajeros se transfieren desde.
Fecha: Ingrese la fecha en que la transferencia será realizada, ejemplo: "06/08/2014"
Saldo Efectivo: Este campo será automáticamente actualizado con el saldo sobre la cuenta de caja fuerte, ejemplo: "4,000.000.00"
Vale: Ingrese el número de vale en la caja de texto, ejemplo: "2231".
ID del Ítem de Efectivo: Seleccione desde la caja de lista que se despliega, el cajero al que se le realizará la transferencia, ejemplo: "Cajero 1". Esto debe haber sido agregado en Ficheros de Apoyo->Ítems de Caja.
Monto: Este campo será automáticamente actualizado con el monto que ha sido fijado por default para el ítem de efectivo seleccionado anteriormente, ejemplo: "1,000.000.00" , pero es posible editar o cambiar esto.
Descripción: Aquí puede ingresar una descripción para la transacción a realizar, ejemplo: "Flotante Diario Cajero 1".
Efectivo\Cheque: Puede seleccionar la opción para el tipo de cobro o pago que se realizó, ejemplo, ejemplo: "Efectivo".
Click en el botón Guardar para completar la transferencia.
Cajero 1 ahora tendrá "1,000.000.00/=" que se transfirieron a su cuenta como se muestra abajo:
Para llevar a cabo ingresos diarios en efectivo, el cajero 1 se registra en Loan Performer usando su cuenta de usuario dependiendo de lo configurado en Sistema->Configuración->Usuarios. A juzgar por el ejemplo anterior tiene un saldo inicial de 1,000.000.00. Si el cajero realiza una transacción por la que (1) persona hace un retiro de 500,000/= de su cuenta en ese día, entonces esto significa que al cierre del día el Cajero 1 debería tener 500,000/= a devolver a la caja fuerte.
Devolviendo el efectivo a la caja fuerte al final del día
Al final del día, ingresa como la persona a cargo de la caja fuerte, ejemplo: "El Gerente" y va a Caja->Ingresar Transacciones. Una pantalla como la siguiente se desplegará.
Efectivo: Seleccione el cajero que devuelve el saldo a caja, ejemplo: "Cajero 1".
Note que el saldo restante sobre la cuenta de cajeros será desplegada bajo Saldo de Efectivo, ejemplo: "500,000 /=".
Monto: Ingrese el saldo de la cuenta de cajeros que debe ser devuelto a la caja fuerte, ejemplo: "500,000 /=". Asegúrese que la opción Pago es seleccionada. Esto significará que el Cajero 1 va hacer una pago a la Caja Fuerte de 500,000/=.
Descripción: Ingrese la descripción de la transacción, ejemplo: "Efectivo regresado al final del día".
Efectivo\Cheque: Modo en que es devuelto el dinero, ejemplo: "Efectivo".
ID de Ítem de Efectivo: Seleccione desde la caja que se despliega, la "Caja Fuerte" donde será regresado el efectivo.
Click en el botón Guardar para completar la transferencia.
Note que después de regresar el balance, la cuenta del Cajero 1 mostrará saldo cero, como se muestra abajo:
Click sobre el botón Cerrar para salir de la pantalla.
